Privacyverklaring

1. Contact

OCID Capacity verwerkt gegevens om het platform, aanvragen en dossiers te laten werken. Voor vragen over je gegevens of een privacyverzoek kun je mailen naar capacity@ocid.nl. De beschikbare bedrijfsgegevens staan op de pagina Juridisch & privacy.

2. Gegevens en doelen

Voor je account gebruiken we contactgegevens en inloggegevens. Voor bedrijfsbeheer gebruiken we bedrijfsgegevens, vestigingen en bevoegdheden. Die gegevens zijn nodig om je toegang te geven en je opdrachten uit te voeren.

Een aanvraag of boeking bevat onder meer materieelkeuzes, aantallen, locatie, periode, reacties, offertes en afspraken. Materieeldossiers kunnen foto’s, typeplaten, serienummers en keuringsinformatie bevatten. Berichten en overdrachtsbewijs worden bij het betreffende dossier bewaard.

Voor zover gegevens nodig zijn voor je overeenkomst of een verzoek voorafgaand daaraan, verwerken we ze voor dat doel. Administratiegegevens kunnen nodig zijn voor wettelijke verplichtingen. Beveiliging en het tegengaan van misbruik dienen het belang van een betrouwbaar platform. Waar toestemming wordt gevraagd, kun je die weer intrekken.

3. Met wie delen we gegevens?

Bevoegde medewerkers en betrokken huurders of verhuurders krijgen de gegevens die voor hun rol en de betreffende aanvraag, offerte of boeking nodig zijn. Openbaar bladeren geeft geen toegang tot interne bedrijfsdossiers.

We gebruiken dienstverleners voor hosting, accounttoegang, opslag en, wanneer je die functies gebruikt, betaling en berichten. Het platform gebruikt Supabase voor account- en gegevensfuncties en Stripe voor de aangeboden betaalfunctie. Welke betaal- of berichtendienst bij een handeling wordt gebruikt, hangt af van de beschikbare en ingestelde dienst.

Bij een WhatsApp-link open je een externe dienst. Je controleert en verstuurt het bericht zelf. Op die dienst geldt ook het privacybeleid van WhatsApp. Gebruik e-mail voor vertrouwelijke vragen en deel geen wachtwoorden of betaalkaartgegevens in berichten.

4. AI en onderzoek

Als je AI-ondersteuning gebruikt, kan OpenAI je beschrijving of geselecteerde materieelbeelden verwerken om gegevens voor te stellen. Bij een videoscan worden geselecteerde beelden geanalyseerd. Controleer wat zichtbaar is en voeg geen onnodige persoonsgegevens toe.

Bedrijfsonderzoek kan openbare bedrijfswebsites en zoekresultaten gebruiken. Een gevonden naam, contactgegeven of AI-voorstel maakt een bedrijf niet automatisch een actieve verhuurder en geeft geen toestemming voor benadering.

Je controleert en bevestigt voorstellen voordat ze als aanvraag- of materieelgegevens worden gebruikt. AI activeert geen verhuurder, sluit geen overeenkomst en verzendt geen persoonlijke benadering zonder de daarvoor vereiste handelingen.

5. Bewaren

We bewaren gegevens zolang ze nodig zijn voor de aanvraag, dienstverlening, administratie, beveiliging of behandeling van een geschil. Wettelijke bewaarplichten en lopende dossiers kunnen betekenen dat we gegevens langer moeten bewaren.

Voor ruwe inhoud van bedrijfsonderzoek is 30 dagen het uitgangspunt. Bronverwijzingen, dossierbesluiten, auditgegevens en afmeldingen hebben een afzonderlijk bewaardoel. Die worden niet automatisch samen met de ruwe onderzoeksinhoud verwijderd.

Neem contact op als je wilt weten welke bewaartermijn of welk criterium voor jouw gegevens geldt. Verwijderen van browsergegevens verwijdert geen account, overeenkomst of administratie op het platform.

6. Toegang en beveiliging

Toegang tot bedrijfs- en boekingsgegevens is gekoppeld aan accounts en bevoegdheden. Bewijsstukken en interne dossiers zijn afgeschermd. Houd je inloggegevens vertrouwelijk en meld vermoedelijk misbruik via capacity@ocid.nl.

Heb je vragen over gebruikte dienstverleners, opslaglocaties of gegevensuitwisseling buiten de Europese Economische Ruimte? Neem contact op voor informatie over de verwerking die op jouw situatie betrekking heeft.

7. Je rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens en, waar toepasselijk, bezwaar maken. Je kunt toestemming intrekken. Dat verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.

Stuur je verzoek naar capacity@ocid.nl. We vragen alleen de informatie die nodig is om je identiteit te controleren. Sommige gegevens moeten bewaard blijven vanwege een wettelijke plicht of een lopend geschil. We lichten dat toe als dit op je verzoek van toepassing is.

Je krijgt in beginsel binnen één maand antwoord. Als een toegestane verlenging nodig is, laten we dat weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.